바로 써먹는 PPT 디자인 요령 4가지, 문서 작성 방법 팁(폰트,색상,배치)

PPT 디자인 완성도 높이는 4가지 원칙, 문서 작성 방법 팁(폰트,색상,배치): 파워포인트 PPT 자료 제작에서 고민하기 쉬운 디자인. 오늘부터 활용할 수 있는 프로페셔널한 자료 작성법, 디자인의 기본 4원칙을 소개한다.

효과적인 PPT 디자인 방법

PPT 문서에서 좋은 디자인이란

독자에게 정보를 즉각적으로 전달할 수 있어야 한다

PPT 문서의 목적은 독자가 메시지를 이해하고 행동을 취하도록 하는 것이다. 전달하기 쉬운 자료는 독자가 즉각적으로 정보를 습득할 수 있고, 뇌의 처리 시간을 최소화할 수 있다.

그러기 위해서는 PPT 디자인은 결코 화려함을 추구하기보다는 기능적인 측면을 염두에 두고 디자인하는 것이 중요하다. 이 글에서는 메시지를 정확하게 전달하기 위해 전문가들이 의식하고 있는 디자인 요령에 대해 설명한다.

일정한 규칙과 톤앤매너가 디자인 되어야 한다

디자인은 독자에게 내용을 시각적으로 알기 쉽게 전달하기 위한 수단이다. 일정한 규칙과 톤앤매너가 설계되어 있으면 독자는 정보의 우선순위와 계층구조를 즉각적으로 파악할 수 있다.

좋은 PPT 디자인 자료를 만들기 위해서는 센스가 필요하다고 말하기도 하지만, 전달력 있는 PPT 디자인의 규칙에는 이론이 있다. 지금부터 전달력 있는 디자인 규칙에 대한 이론을 바로 소개하고자 한다.

PPT 디자인 기본 원칙

1 슬라이드 1 메시지

PPT 문서 작성을 하다 보면 너무 많은 정보를 담게 되는 경우가 있는데, 이는 NG다. 정보를 읽는 데 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라, 읽는 사람에게 스트레스를 주고 중요한 정보를 전달하기 어려워진다.

한 장의 슬라이드에 많은 컨텐츠를 채우지 않기

원칙적으로 한 장의 슬라이드에 전달하고자 하는 내용(메시지)은 한 가지까지로 한다. 인간의 뇌는 한 번에 여러 정보를 처리하는 데 적합하지 않다. 한정된 공간의 슬라이드에 여러 메시지를 담으면 중요한 정보를 찾기가 어려워진다. 처음에는 슬라이드 수에 신경 쓰기보다는 1슬라이드 1메시지 원칙을 지키는 것이 좋다. 단, 유인물의 경우, 장수가 많아지면 부담이 될 수 있으니 주의해야 한다.

정보는 간결하고 심플하게 정리

이상적인 파워포인트 자료는 가능한 최소한의 정보량으로 전달할 수 있는 자료이다. 슬라이드 제작에 있어 중요한 개념으로 ‘KISS의 법칙’이라는 것이 있는데, KISS의 법칙은 ‘Keep it short and simple’의 약자로 ‘짧고 간단하게’라는 뜻이다.

장황하게 설명하기보다는 문장을 줄이거나, 문장을 짧게 하거나, 문장을 끝맺거나, 도표로 대체하는 등 최대한 간결하게 내용을 정리하는 것이 좋다.

단, 예를 들어 고객의 목소리 등을 소개할 때, 무턱대고 줄여서 설명하면 부자연스러워질 수 있다. 경우에 따라서는 이해도를 떨어뜨리거나 인상을 바꾸어 버릴 수 있으므로, 뉘앙스를 해치지 않는 선에서 단순화하도록 한다.

폰트은 시인성이 높은 것으로 선택 및 통일

아무리 많은 자료를 보여줘도 슬라이드에서 가장 중요한 정보원은 텍스트다. 텍스트가 잘 보이는 것만으로도 전달력은 크게 향상된다. 텍스트의 가독성에 기여하는 폰트 규칙에 대해 설명한다. 전제 조건은 한 자료 내에서 여러 글꼴을 사용하는 것은 피하고 통일성을 유지해야 한다는 것이다.

알파벳은 영문 폰트 사용

영숫자에는 영문 폰트를 사용하는 것이 바람직하다. 알파벳에 특화되지 않은 일본어 폰트에서는 영숫자가 잘 보이지 않는 경우가 많다. 개인적으로 유럽식 폰트 중에서는 가독성이 좋고, 크기 차이가 적은 Segoe UI나 Arial 폰트 등을 추천한다.

파워포인트 디자인 사용 색상

색의 선택과 사용법에 따라 정보의 이해도가 크게 달라진다. 색을 너무 많이 사용하거나 무질서하게 사용하면 보기 힘든 자료가 될 수 있다.

색상 사용은 3가지로 한정

정보의 중요도를 구분할 수 있도록 하기 위해서도 색의 수는 최대한 3색으로 제한하는 것이 좋다. 글자에 사용하는 색상, 제목 등에 사용하는 메인 색상, 특히 강조하고 싶은 부분에 사용하는 악센트 색상 등 세 가지로 한정한다.

그 이상의 색을 추가하고 싶다면 같은 색의 명도나 채도를 조정하여 보완한다. 배경은 흰색, 글자 색은 검은색 또는 짙은 회색, 메인 컬러는 기업 컬러를 사용하는 것이 일반적이다. 악센트 컬러는 메인 컬러의 보색으로 사용하면 강조 효과가 높다.

일관된 규칙으로 색상 사용

일관된 규칙에 따라 색을 사용하면 색조에 의미를 부여할 수 있다. 슬라이드마다 강조하는 색상이 달라지면 독자는 매번 그 규칙을 다시 이해해야 하므로 혼란을 겪을 수 있다.

레이아웃을 정렬

슬라이드의 레이아웃을 정돈하면 정보의 구조가 명확해져 독자의 이해를 돕는다. 레이아웃 디자인에서 유의해야 할 포인트를 설명한다.

충분한 여백을 확보

슬라이드 내 여백을 충분히 확보하지 않으면 정보 구조가 읽기 어려워지고 답답한 인상을 줄 수 있다. 여백이 아깝다는 생각에 자꾸만 물건을 꽉 채우고 싶은 마음이 들지만, 이는 오히려 보기를 어렵게 만들 뿐이다. 충분한 여백을 만들어 정보를 쉽게 인식할 수 있도록 한다. 또한 도형이나 테두리 안에 텍스트를 입력할 때도 충분한 여백을 두고, 줄간 설정을 변경하여 여백을 충분히 확보하는 등 의식적으로 여백을 확보해야 한다.

오브젝트는 정렬

객체를 정렬하면 이해하기가 더 쉬워진다. 반대로 개체가 정렬되지 않으면 보기 어려울 뿐만 아니라 읽는 순서를 혼란스럽게 만들 수 있다. 어긋나거나 튀어나온 것뿐만 아니라 도형 등의 간격이 일정하지 않거나 크기가 달라서도 안된다.

보이지 않는 선을 의식하고 엄격하게 정렬해야 한다. 오브젝트를 정렬할 때는 그리드 선을 표시하여 기준으로 삼거나 Ctrl+Shift+드래그하여 가로 세로로 복사하면 편리하다. 가장 확실한 방법은 리본의 홈 탭에 있는 정렬 기능의 ‘정렬’이나 ‘정렬’을 활용하는 것이다.

시선의 흐름을 의식하기

시선의 흐름에 따라 오브젝트를 배치하는 것이 원활한 이해를 돕는다. 슬라이드는 위에서 아래로, 왼쪽에서 오른쪽 순서로 읽힌다. 또한, 슬라이드 전체를 사용하여 많은 오브젝트를 배열하는 경우, Z자 모양으로 읽히게 된다. 이러한 시선의 흐름을 의식하여 오브젝트를 배치하는 것이 중요하다.

파워포인트 디자인 강약 조절로 정보 계층을 알기 쉽게 만들기

단조롭게 문장이 나열되어 있는 것만으로는 정보의 중요도나 계층 관계를 이해하기 어렵다. 강약을 전혀 넣지 않았지만, 글자 크기가 모두 동일해 가독성이 떨어진다. 크기, 굵기, 색상에 계층에 따라 강약을 두면 중요도나 계층을 직관적으로 이해할 수 있게 된다.

위치 관계로 그룹화하기

연관성이 있는 항목은 서로 가깝게, 그렇지 않은 항목은 멀리 배치함으로써 객체 간의 관계를 쉽게 파악할 수 있다. 예를 들어, 이미지나 도표 등에 보충 설명을 넣는 경우, 인접한 위치에 배치하면 오해를 불러일으키지 않는다.

레이아웃도 일관되게 적용

색상과 마찬가지로 레이아웃도 일관된 규칙으로 운영하면 독자의 이해에 큰 도움이 된다. 슬라이드마다 레이아웃이 달라지면 그때마다 머리를 굴려야 하기 때문에 이해도가 떨어진다. 따라서 자료 전체에서 일관성 있게 운용하면 레이아웃에 의미를 부여할 수 있다.